IT部会報告

IT部会報告


浦野　研　(北海学園大学)
１．仕事内容 【IT準備】・各発表会場の設備状況チェック・事前の動作確認・学生アルバイトへの事前指導・発表者が使用する機器やメディア等の確認と集約・発表者向けの簡易版機器操作マニュアル（日英語）の作成、設置【IT当日対応】・大会期間中の待機とトラブルへの対処

２．うまくいった点 全会場にプロジェクタ等の機器が備え付けられていたため、事前準備には大きなトラブルはなかった。【各発表会場の設備状況チェック】担当者のひとりが会場校勤務のため、設備の確認は容易だった。また、各会場にもともと用意されていた機器操作マニュアルのデータを会場校よりいただいたので、簡易マニュアル作成の手間も少なくて済んだ。【学生アルバイトへの事前指導】IT担当アルバイト4名には、事前の打ち合わせで機器操作方法の説明および接続練習を行った。その他の会場担当アルバイトには、前日の打ち合わせで使用法の説明、およびデモンストレーションをした。発表者用の簡易マニュアルの他、会場校で用意されていた使用マニュアルをIT担当者およびIT担当アルバイトに配布した。６号館と７号館で機器の使用方法に違いがあったものの、事前打ち合わせで各自が実際に操作を行ったため大きな支障にはならなかった。【発表者が使用する機器やメディア等の確認と集約】事前に調査することにより、会場の割り振りや機器の配備を行ったが、大半の発表者がPC接続を希望したため、OHCおよびビデオの使用希望者を中心に検討した。【大会期間中の待機とトラブルへの対処】IT関係の統括者一人の携帯電話番号を学生アルバイトに伝え、また会場担当の実行委員が携帯したトランシーバー（会場校提供）も併用して、トラブル連絡の迅速化かつ情報の一本化を図った。IT担当統括者は発表会場での業務が多かったため、情報の一本化は会場担当統括者が実行委員控室に常駐して行った。【PCの貸し出し・印刷】実行委員会控室に、会場校より借りたノートPC３台を置き、PCを持参しない講演者用に利用した。一般の発表者については、機器の貸し出しは原則として行わなかった（ケーブル類は除く）。印刷については、講演者からの依頼があった場合のみ行うこととし、会場校のリソグラフの手配をした。この業務は、第48回大会ではIT担当ではなく会場担当で行った。

３．問題点 【大会期間中の待機とトラブルへの対処】基本的には機器使用は発表者自身が行うこととなっているため、IT担当アルバイトは数会場ごとに１人ずつ置く程度の人数を用意したが（各部屋には会場担当のアルバイト学生を配置）、PCとの接続等をアルバイトにやらせるのが当然といった発言をされる発表者が何名かいたため多少の混乱をきたした。この点について、発表者対して機器操作は発表者が行う旨をさらに明確に伝えるか、逆に会場ごとにIT担当者を配置するか、どちらかの対応が必要と考えられる。発表者の持込PCの不具合によるものとして、プロジェクタへの映像信出力がうまくいかない場合があった。多くの場合、発表者自身が持ち込んだPCを実際にプロジェクタに接続した経験がないといった場合が多く、発表者の事前の準備について、大会前に一度はプロジェクタへの接続確認を行うよう連絡してはどうか（最近では機器の相性が原因で接続できないことはほとんどなく、トラブルの大半は発表者の知識不足が原因と考えられる）。講演者の使用機器に関する情報が直前までこちらに届かず、準備に支障があった。遅くとも大会の数日前までには、本部（運営委員）ですべての情報を取りまとめたうえで実行委員会にお送りいただきたい。また、講演者のパワーポイントファイルの受け渡しについても、誰がどのように行うのかの段取りをきちんと決めておいた方がよいだろう。今年度については、IT担当者が講演者から直前になってファイルを直接受け取った事例が多く、USBメモリが認識できない等のトラブルも実際に起こったため、様々なリスクを考えると事前に本部で取りまとめていただいた方が良いと思われる。