事務局・総務報告

事務局・総務報告

河合靖（北海道大学）

　　本部大会運営委員長および本部事務局、実行委員、学生との連絡。・実行委員専用のメーリングリストの作成。・前年3月より、本部の全国大会運営委員長と連絡を濃くし、実行委員会としての仕事を把握。【各種書類作成】・プログラムの「大会参加者へのご案内（日本語版と英語版）」、「大学案内図」、「大学へのアクセス」、「交通案内図」など、北海学園大学に関係する箇所の用。日英両方で準備した。・大会期間前日から最終日までの各実行委員の都合を聞き、手伝いができる時間帯の一覧表作成を各部会に依頼。【大学側との交渉・会場選び】大学内使用施設や機器類等を大学側と相談、交渉。・ 業者展示会場の電源増設工事の段取りを施設課と相談、実施。大会当日の会場施錠、鍵の授受の方法を守衛さんと調整。・ 展示業者荷物搬入経路を守衛さんと確認。・ 本部より郵送された「大会要綱」及び事務用品5箱の授受方法を文書係りに確認。【大会備品調達】横断幕作成依頼。メイン会場用花注文。メイン会場(Ｄ20)の横断幕手配・壇上花あつらえ、花台借用、飲料や菓子、文具類、IT用品、実行委員と学生スタッフ用昼食などの準備・調達(今回は食券を発行し、大学内食堂で食べるようにした)。インフルエンザ対応消毒薬設置【ホテル予約と大会懇親会】・基調講演・招待講演者の宿泊ホテル予約および管理。ホテルとの連絡。大会懇親会準備とメニューおよび値段の交渉を事業部会委員とした。余興の手配と交渉は事業部会にまかせた。

【支部企画広報】　支部企画のポスター(大４枚、小３０枚)、配布用案内（３００枚）作成・中高英語教員研修会で案内配布。札幌国際プラザにポスター掲示、市立中学、高校、大学、全てに案内を郵送して頂いた。石狩管内４９道立私立高校へメーリングリストで配信依頼。　朝日、読売、道新のイベント欄に掲載依頼。【大会当日のメイン会場の世話】　講演者への水、ポインター、パソコンの準備した。【事務連絡業務】メーリングリストによる連絡を密にした。全員に同じ情報が届くようにした。実行委員会の開催は7回。それ以前の準備委員会は8回を会場校で開催した。２年間の内に、実行委員は場所に慣れた。【各種書類作成】北海学園大学より寄付をもらうため招致学会の申請をした。北海道教育委員会、札幌市教育委員会、（財）札幌国際プラザへ名義後援の申請をした。申請書とその報告書の作成。支部企画案内、広報のお願い文書作成。【大学側との交渉　会場選び】もうひとつの学会と開催が重なったが、2年前より予約しておいたので、住み分けができた。会場となった7号館は、ITの設備が充実していたが、教室数が足りずあとで6号館も使用することにした。ITとメディア操作支援のために北海学園大学の職員が３名窓口となり、大会開催前から期間中に至るまで終始事細かに対応したので非常に助かった。基調講演（１）Warschauer先生の遠隔講演のテストは半年前から同じ時間帯を利用し行った。大学職員も早朝から出勤して参加した。メイン会場の裏に机と椅子を置いた。JACET役員、講演者が最後の準備、打ち合わせをそこでできたのでよかった。【昼食】参加者の弁当手配なしにしたのは大正解。食中毒の心配なし。ゴミの回収の心配なし。生協さん、コスモスさん、場所が近くで大正解。日曜も営業していただき感謝。【大会備品調達】・立て看板は学部事務に協力してもらい、自前で印刷した。・学生スタッフ、実行委員の名札は入試課から借用した。赤い紐で一見してスタッフと分かった。【大学から借りたもの】各教室のマイク、コンソール鍵、マイクスタンド２、スピーカー＋マイクカート５台、名札７５枚、トランシーバー１０台、掲示用矢印、受付旗、情報交換室用、冷蔵庫、コーヒーメーカー