懇親会を担当して

懇親会を担当して


中屋　晃（事業部会・北星学園大学）

　懇親会のよしあしで大会の印象が決まるという言葉にプレッシャーを感じつつ、前回の北海道大会で経験豊かな先生方に支えられて無事パーティーを終えることができました。会場となったサッポロファクトリーホールへは事前打ち合わせのために何度も通い料理、設営、進行、リハーサルなどについて細かく検討を加え準備してきましたが、その成果が試されたのが９月５日（土）の２時間だったと思います。

　懇親会のねらいは、大会の緊張を解き会食・余興・歓談を楽しんでもらうことと、来賓の方々の挨拶や招待講演者の紹介などの式典を円滑に執り行なうことです。この目的を達成するためにまず重要となるのが会場の決定ですが、この第一歩で苦労することになりました。懇親会が行われる当日が土曜の大安吉日であったため、利用したかったホテルがどこも結婚式を優先して予約を受け付けてもらえず不安な思いを感じました。幸い、サッポロファクトリーホールが空いていることが分かりホッとしましたが、JACET全国大会のような大きな行事の日程を決める際には、週末の大安吉日は避けるべきでしょう。

　次に重要となるのが料理です。サッポロライオンのケータリングサービスを利用し、250名の立食・飲み放題付き一人4000円メニューには旬魚のお造りとタラバ・ズワイガニが入っており、予算内で最高のものを揃えました。量についても事前の打ち合わせで充分に確保できるようにしたため、途中で食べ物がなくなってしまうことはなく、足りていたようでした。

　余興については、信州から越後を経て蝦夷地の江差に伝わったとされる民謡の江差追分を髙井副支部長と第22代名人の上林氏の共演で唄っていただきました。実演に先立ち、約220年の歳月を越えて現在に引き継がれてきた江差追分の歴史を英語のビデオで紹介し、誇るべき伝統芸能が北海道にもあることをアピールしました。このアトラクションが始まるとカメラを手に撮影に夢中になる姿があちらこちらで見られ、特に海外からの招待講演者には好評でした。

　歓談前の挨拶などフォーマルな部分については、司会役の新井先生による適切な進行と来賓担当者による誘導により、乾杯まで長かったにもかかわらず、順調にセレモニーを終えることができたと言えます。また、司会進行に欠かせない音響と照明が効果的で、依頼した演出オプション以上の音響機材を提供してくれたサッポロファクトリーさんにも感謝します。

　懇親会の舞台裏で問題となるのが予算です。独立採算制となっており、収支決算がゼロとなるように準備を始めたのですが、参加者が何人になるのかがなかなか読めず予算を組むのに頭を悩ませました。結果的には幸い、ゲスト10名、事前申込で212名、当日申込で28名と必要とする人数に達することができ、受付担当の手際よい対応に大変助かりました。

　事業部会としては、準備段階でいろいろ苦労はありましたが、進行がすばらしかったとかBGMの選曲が良かったなどの感想をいただき、ひとまず安堵しているところです。